14 november 2023
Over samenwerken op de werkvloer
Het internet staat bol van tips rond samenwerking, van heldere definities tot nonsensicale analyses. In deze tekst tracht ik aan te tonen dat samenwerking iets heel menselijks is, maar tegelijkertijd ook iets zeer fragiels. Welke valkuilen er zijn en waarom samenwerking niet per se altijd de eerste en beste optie is ...
_Organische eilandjes
Voor vele taken is het doorgaans zo dat twee paar ogen beter zijn dan één. Samenwerken ontstaat vaak natuurlijk, spontaan, zonder enige vorm van bureaucratie of hiërarchisch opgelegde structuur. En meestal is dit zo in eilandjes, waar een team verantwoordelijk is voor een stukje van het werk.
Deze spontane vorm van samenwerking is laagdrempelig, de betrokkenheid is groot en de teamleden in dergelijke eilandjes kennen doorgaans elkaars werk en de problemen die zich kunnen voordoen.
Deze spontane vorm van samenwerking is laagdrempelig, de betrokkenheid is groot en de teamleden in dergelijke eilandjes kennen doorgaans elkaars werk en de problemen die zich kunnen voordoen.
_Illusie van controle
Doorgaans ontstaat er een soort van 'teamgeest', iets ongrijpbaars en moeilijk te creëren of op te leggen. Het ontstaat organisch tussen mensen onderling. Dat vastleggen en voor elk team hetzelfde maken is een illusie – mensen zijn verschillend en elke groep mensen is dat nog meer. De valkuil is dan ook om er een soort blauwdruk van te willen maken, of te strak te gaan reguleren. Je kan wel enkele afspraken en voorwaarden maken, zoals het onderschrijven van de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Ook het optimaliseren van communicatie kan nuttig zijn (maar dat is een heel ander artikel waard). Zomaar een blauwdruk forceren is lastig en kan ervoor zorgen dat die 'teamgeest' uiteenvalt. Dan vormen zich binnen het eiland deel-eilandjes, deels omdat je de autonomie hebt weggenomen.
_Illusie van zelfregulatie
En toch is een vorm van controle nodig, want een andere valkuil die ik kort wil belichten is machtsmisbruik binnen een team. Van buitenaf is dat vaak moeilijk te detecteren door de soms diep technische materie. Hierdoor en in combinatie met charme en manipulatief gedrag kan iemand een team beheersen en destabiliseren. Ik schreef hier reeds over in 'Over destructieve macht in onze maatschappij', maar wil het nogmaals onderstrepen omdat dit vaak onder de radar gebeurt. Oplossingen hier zijn klachten ernstig nemen, objectief blijven en onderzoeken of gezamenlijke verantwoordelijkheid speelt of eerder individueel gewin. Geen makkelijke opdracht, maar cruciaal voor het welbevinden en werkplezier van mensen binnen een team.
_Over eilanden heen
Wanneer we elkaar goed kennen, ontwikkelt zich een soort natuurlijke band door het gelijkaardige werk dat we doen. Maar wanneer we geconfronteerd worden met andere eilanden wordt zoiets vaak lastiger. Doorgaans kennen we het werk, de moeilijkheden en obstakels niet of schatten we ze compleet fout in. We zijn geen deel van deze in-group en beschouwen de andere eilanden vaak als barrières: 'we moeten 't weer aan ICT vragen, 't zal terug eeuwen duren', 'we moeten weer wachten op HR, die snappen onze vragen toch nooit', 'dat duurt toch altijd lang bij de onderhoudsploeg vooraleer ze iets komen vervangen' etc. Herkent u enkele uitspraken?
Een dienst of eiland werkt niet voor zichzelf, maar is uiteindelijk ten dienste van de service/het product of de eindgebruiker. Het is altijd makkelijk snel de schuld af te schuiven en te generaliseren. In 'Over de ethiek van programmeren' schreef ik over empathie en hoe die een cruciale rol speelt in samenwerking over domeinen die elkaar totaal niet kennen. Dialoog is de start om tot in de denkwereld te komen van een ander team: de processen die ze door moeten of waar ze afhankelijk van zijn, en welke obstakels er voorkomen. Enkel als we die begrijpen, kunnen we er ook echt rekening mee houden en tot samenwerking komen.
De grootste valkuil hierin is vooral in eilanden te blijven werken en niet genoeg te investeren in empathie, dialoog en communicatie. En dit start bij elk individueel eiland: communiceer duidelijk waarmee je bezig bent, of wat je obstakels zijn – maar peil andersom ook wat bijvoorbeeld moeilijk ligt bij een ander team.
_Samenwerking staat niet gelijk aan alles samen doen
Expertise in een vak of domein blijft belangrijk, ook binnen zo'n eiland. Soms is zelf werken en ploeteren net goed voor het werkplezier: men realiseert zelf iets en leert bij. Een win-win; ook al had een collega eventueel kunnen helpen en had dat tijd bespaard – dat is niet altijd nodig of gewenst. Zonder het te weten kunnen we soms de zelfredzaamheid en het daarbijhorende plezier van vervulling blokkeren of ontnemen. Een expertise oefen je soms ook best eens alleen.
Doorgaans zullen mensen wel een hulpvraag stellen wanneer dat nodig is of blijkt. Vertrekken vanuit de waarde van de andere, zodat die zijn eigen ideeën kan testen en ontwikkelen, zorgt voor zelfontplooiing, betere kennis en een gevoel van voldoening. Meteen bijspringen en trachten zo snel mogelijk iets op te lossen kan zo'n proces verstoren. Persoonlijke verrijking, oefening en inzicht – wat meer geduld hebben met elkaar – is in feite ook zorg dragen voor het evenwicht in samenwerking.
De balans vinden is de kunst, en ook dat is moeilijk in regels vast te leggen. Erbij stilstaan van tijd tot tijd, en je de vraag stellen of dit nu echt wel nodig is om 'in te grijpen' in zo'n proces is wel nuttig. Zo kunnen we ook ontsnappen om in elke vergadering, bij elk onderwerp, bij elke taak betrokken te geraken zodat we niet meer aan onze eigen zelfontplooiing toe komen. Een vaak gehoorde klacht is namelijk dat mensen te weinig tijd hebben, en constant bezig zijn in vergadering(en). Hoewel je dat samen doet, is het soms verstandig jezelf af te vragen wat je rol daar is en dat ook te vragen: 'ben ik hier nu nodig voor het volledige uur?'.
_Elke situatie is anders
Waarschijnlijk lijkt dit artikel op het eerste zicht misschien wel zeer oppervlakkig: geen concrete acties, geen lijstje met tien tips tot betere samenwerking. Maar elke situatie is anders en heeft haar specifiek kader. Samenwerking op de werkvloer is niet tastbaar en is een complexe aangelegenheid. Het valt niet zomaar te vatten in regeltjes, of een uniforme aanpak.
Empathie speelt echter wel een cruciale rol, het zorgt voor een beter begrip en vormt de basis tot respectvolle communicatie. Eens we de ander(en) begrijpen en inzien wat hun struikelblokken zijn, kunnen we ook beter inschatten of we eventueel onze kritiek (deels) kunnen opbergen en kijken of we onze werking (deels) kunnen aanpassen zodat die beter kan aansluiten bij de ander(en).
Vertrek vanuit de kracht, waarde en expertise van de mensen. Transparantie en gezamenlijke reflectie kunnen zorgen voor een betere samenwerking binnen teams en tussen teams onderling. Respectvol met elkaar omgaan blijft de kern, ook al heb je terechte kritische bedenkingen en een gezonde dosis non-conformiteit – pas dat ook toe op jezelf en plan momenten in van introspectie.
Meer van Yves Schelpe